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テレワークの進展に伴う労務管理の課題を解決する労務管理ツール

テレワークの進展により浮き彫りとなる従来型の労務管理の課題

政府が推進する「働き方改革」などにより、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、オフィス以外のさまざまな場所で時間にとらわれないテレワークによる柔軟な働き方が社会に浸透しつつあります。より働きやすい環境を整えるためこうした流れは今後も多くの企業の間に広まっていくことが考えられますが、その際に課題となるのは労務管理です。テレワークを導入した企業では、従来の組織管理方法では対応できず、勤怠管理や従業員のマネジメントに苦慮するケースも少なくありません。

ではテレワーク下で必要な労務管理とはどのようなものなのでしょうか。

労務管理とは

労務管理は労働時間や給与・賞与の計算、労働条件・就業規則などの管理業務の総称です。企業によっては人材の採用や異動、研修といった人事に関する業務も幅広く網羅する場合もあります。

また、法令違反による罰則のリスクを回避し、労働に関連した法令の管理や諸手続きをすることによって企業の信頼を守ります。

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労務管理の目的

労務管理の主な目的は労働環境を整えることで、従業員のモチベーションを向上させ、業務の効率化や生産性の向上を目指すことです。

一方で労働時間を正しく管理し、従業員に対して就業規則を遵守させ、長時間労働などが原因となる労働基準法違反や労使トラブルといったリスクを回避します。

労務管理の業務内容

労務管理では生産性の向上とコンプライアンス順守によるリスクの回避で企業の信頼を守るため、次のような業務を行います。

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就業規則の作成および管理

労働基準法第89条第1項では「常時10人以上の労働者を使用する使用者は就業規則を作成し、行政官庁に届出なければならない」と規定されています。このため、労務管理の一環として「就業規則」を定め、どのような規則に基づいて従業員の管理を行うかを行政官庁に届け出なければなりません。

勤怠管理と給与計算

勤怠管理や給与計算も労務管理主要な業務のひとつです。従業員の出退勤時間や遅刻欠席の有無、休暇取得などを正確に整理したうえで人事考課などのデータに基づき、給与の支払い計算を行います。

労働契約と条件の管理

従業員の昇進、転勤といったタイミングでは労働条件変更などに伴う諸手続きを行います。また雇い入れの際には労働条件通知書を発行などの業務も発生します。

福利厚生

企業における福利厚生は法定福利と法定外福利の2種類があります。これらはどちらも労務管理の対象で、法定福利には、健康保険、雇用保険、労働保険などの各種社会保険への加入の手続きや関係機関への届け出、法定外福利には社宅の用意、育児支援、特別休暇のなどがあります。

安全・衛生・健康管理

従業員が安全で快適に働けるよう、労務管理の一環として企業では健康診断の管理を行い、その結果や記録を通知し、労働基準監督署へ報告しなければなりません。また、従業員50人以上の企業では、1年ごとのストレスチェックの実施も義務づけられています。

業務改善

労働環境全般に及ぶ労務管理では業務改善の取り組みも行います。近年のコンプライアンスの高まりからハラスメント対策や長時間労働の是正なども含まれます。

テレワークが及ぼす労務管理への影響と課題

テレワークは情報通信技術(ICT)の発展によって実現し、政府の推進する「働き方改革」の施策のひとつとしても注目されています。一方でテレワークは企業の労務管理にこれまでになかったさまざまな影響をもたらします。

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労働状況の把握が困難

働く場所が問われないテレワークですが、管理者の目が届かないのが大きな難点で多くの企業ではテレワークを実施する従業員の自律性に不安を抱えています。

またテレワークの場合にもオフィスワーク同様労働基準法などは適用されるため、労働状況の把握は必須です。しかしながらテレワークでは始業・終業時間や在籍、業務状況の確認といった勤怠管理をオフィスに出勤する従業員よりも徹底しなければならないため、管理者の負担が増加することになります。

長時間労働を誘発する

テレワークでは従業員の自立性が求められる反面、家事や雑事をこなしながら働くなど、オン・オフ切り替えがしにくく、長時間労働につながる可能性があり、労働が深夜に及んだり夜型に移行しがちです。労務管理の面からは「事業場外みなし労働時間制」や、業務内容の専門性が高い場合には「専門業務型・企画業務型裁量労働制」を適用できる場合もありますが、テレワークの従業員全てに当てはまるわけではありません。このため労務管理体制が不十分だと労働基準法違反に発展しかねないことから注意が必要です。そこでテレワークにおける労務管理では、新たなルールの策定などが求められます。

タイムマネジメントが難しい

テレワークは従来のオフィスワークとは異なり、働く場所だけではなく、働く時間も人それぞれです。さらに、各従業員が実際に働く姿がみえないことから、より一人ひとりに適したタイムマネジメントが求めれます。適切なタイムマネジメントが行われない場合には、不要な長時間労働の要因となったり、生産性の低下を招きかねません。

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業務評価が困難

対面によるコミュニケーションが少ないのもテレワークのひとつの特徴です。このため上司は部下の業務プロセスを直接確認することができず、業務評価が難しくなります。特にこれまでの日本ではどのようなプロセスを経て業務を成し遂げたかという、業務プロセスを重視する評価制度を採用していることが多いため、こうした問題が顕著です。そこで、テレワークをスムーズに導入するためには、何を成し遂げたのかという、結果評価型の人事への移行が求められます。

そのうえで、多様な働き方の中でもそれぞれの業務プロセスが把握しやすいよう、コミュニケーションを促進する努力が必要です。

業務状況の管理体制を明確にしておかなければならない

テレワークの場合、原則として在宅勤務であれば業務起因性のある疾病やゲガは労災の対象となります。しかしながら、カフェ、コワーキングスペースなど、自宅以外の場所での業務、また仕事とプライベートとの区別が難しい場合には労災認定が難しくなります。

このためテレワークの導入にあたっては、業務時間の設定や記録方法、報告義務など、業務状況の管理体制を明確にしておかなければなりません。

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テレワークにおける労務管理ツール導入の必要性

労務管理の業務内容からわかるように、テレワークの導入は従来の労務管理にさまざまな影響をもたらします。しかしながら、労務管理に関する業務は多岐にわたるにもかかわらず、その方法は、これまで紙媒体やExcelを利用するなど、決して効率的とはいえない方法が少なくありませんでした。そこでテレワークを導入するにあたり、より効率的な労務管理の方法として、労務管理ツールの導入が各企業の間で進んでいます。労務管理ツールであれば、勤怠管理や給与計算、社会保険や福利厚生の管理、労使関係や安全衛生管理など多岐にわたる労務管理業務を、システム上で入力、あるいは提出することができます。

またテレワークの場合でも、従来の労務管理に加え、日報や週報を提出を義務付けたり、チャットツールや社内ナレッジ共有ツールなどの活用によって各従業員のおおよその状況を確認することはできますが、労務管理ツールであればよりこれらを詳細に把握することができます。

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労務管理ツール導入により効率化が期待できる業務

労務管理に関する業務は多岐にわたるため、労務管理ツールも幅広い労務管理の業務に対応しています。また実際に運用することによって作業効率の向上が実感でき、時間やコストの削減を実現できるといった声が導入企業から多く聞かれることから、テレワークを採用する企業の中でも、労務管理ツールを導入する企業が増加傾向です。

労務管理ツールでできる業務①:労働状況の把握と管理

労務管理ツールにはテレワークで業務を行うPCのログイン・ログアウトの情報で勤怠の管理ができるツールをはじめ、内蔵カメラで自動撮影された画像が共有されるツールなど、勤怠に関する不正を防ぐツールが含まれます。これにより労働状況を正確に把握することが可能です。

また、労務管理ツールには、着席・退席ボタンをクリックするだけで業務時間を自動集計するツールも搭載されており、労務管理に関する業務の効率化が図れます。

このように労務管理ツールは多様な働き方に対応し、リアルタイムでタイムマネジメントができるツールです。

労務管理ツールでできる業務②:従業員の人事情報の管理

労務管理で取り扱う情報は扶養や婚姻、マイナンバー情報など幅広く、管理において重要なのはアップデートです。その点、労務管理ツールは人事関連の各種申請に必要な書類のデータを蓄積したデータベースでもあるほか、モバイルに対応した労務管理ツールでは、引っ越しによる住所変更などの場合、従業員自身が自らの情報をアップデートできるため、労務人事担当の負担を増やさずにデータを最新の状態に保つことができます。

労務管理ツールでできる業務③:勤怠管理・給与計算

労務管理ツールには勤怠管理や給与計算の機能を備えているツールもあります。このうち勤怠管理では、テレワークを含む従業員が正しく打刻しているかを管理することができ、長時間勤務の抑制など、身体的・精神的なマネジメントが可能です。

一方、給与計算に関しては、月給や日給、時給計算のほか、厚生年金や健康保険などの計算もツール上で行うことができます。

また労働基準法では労働者を雇用する企業に対し「賃金台帳」、「労働者名簿」、「出勤簿」の整備・保存を義務づけています。これらも労務管理ツールであれば自動で記録が可能なだけでなくアップデート機能も備えているため、効率的に管理可能です。

労務管理ツールでできる業務④:就業規則や福利厚生・休暇の管理

労務管理ツールでは就業規則の決定や変更のほか、福利厚生や休暇の管理もツール上で行うことができます。これにより、従業員の働き方に関する満足度の向上や、従業員の増加による、会社形態の変化にも対応することができます。

労務管理ツールでできる業務⑤各種保険や年末調整にかかわる書類の作成と提出

従業員の入社に伴い必要になる社会保険や雇用保険に関連した書類の作成は労務管理において大きな負担です。特にこうした業務はハローワークや年金事務所などへの提出が伴い、社内で完結しないためより負担が大きくなります。

また年末調整も年間を通して労務管理の中でもボリュームが大きく書類の回収に手間のかかる作業です。

こうした業務においても、労務管理ツールであれば従業員の登録情報を利用して自動的に必要書類を作成し、オンラインで提出まで可能です。さらに必要情報の入力は各従業員が行うことができるため、労務管理の負担を軽減できるほか、転記ミスなどを防ぐこともできます。

テレワークにおける労務管理ツール選定のポイント

現在、労務管理ツールは、さまざまなベンダーから多様なツールがラインナップされています。そこでテレワークを想定した場合には、これに適したポイントを抑えた選定が必要です。

選定のポイント①:労働時間が記録できるか

労働時間の記録機能はテレワークを想定した労務管理ツールの導入に際してマストといってもよい機能です。そこで「始業時刻」「休憩時刻」「終業時刻」の登録や、業務の中断・中抜時の処理が可能かも考慮しておく必要があります。

またこうした労働時間の取り決めは企業によって異なるため自社の運用に適した機能を有した労務管理ツールを見極めることが重要です。

選定のポイント②:他のシステムとの連携が可能か

労務管理ツールにはあらかじめ勤怠管理や給与計算などの機能が組み込まれているツールも少なくありませんが、自社ですでに導入しているシステムやソフトがある場合、それらとの連携も考慮しておかなければなりません。既存のシステムと連携できない場合、複数のツールを扱わなければならず、かえって業務効率が低下する恐れがあります。

選定のポイント③:すべての従業員が取り扱えるツールか

テレワークを想定した労務管理ツールの運用では、テレワークにあたる従業員自身がツールの操作をすることを想定します。これは、労務管理にはさまざまな業務が含まれ、人事担当者だけしか取り扱えないツールでは、書類の配布や回収といった作業が発生するため、業務の効率化に結びつかないためです。

テレワーク推進の一助となる労務管理ツール

テレワークは「働き方改革」の一環として注目されていますが、それだけではなく、日本経済が少子高齢化や労働人口の減少の影響を受けることで今後も需要の高まりが予想されます。しかしながら、物理的な遠隔地での業務を行う従業員の進捗状況や労働時間を管理するのは容易ではありません。そこで、これらの状況を考慮したうえで労務管理ツールの導入を検討することは、企業においてテレワーク推進の一助となることともいえます。

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