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業務効率化ツール導入に伴う効果とポイント

労働人口の減少によって企業に求められる業務効率化

労働人口の減少に伴い、企業にとって人材確保は容易ではなくなり、これまでのように労働力の補充によって課題を解決していくことが難しくなりつつあります。一方、労働者側にとってはよりよい条件で働くための選択肢が広がり、従来よりも転職におけるリスクが軽減されることから人材の流動化が進んでいます。このため、長時間労働や単調な業務が常態化し、良好な労働環境の整っていない企業では労働力の流出が避けられません。そこで今後企業が課題を解決していくためには、生産性や業務の効率自体を向上させ、従業員がより働きやすい環境を整えることが重要です。この際、これまで属人化していた作業を自動化し、企業の業務効率化に貢献するのが業務効率化ツールです。

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業務効率化とは

業務効率化とは業務上求められている役割や仕事(タスク)を効率化することにより人的、あるいは時間的なコストの削減を図り、生産性を向上することです。

冒頭でも触れているように、現在の日本では労働人口の減少による市場の縮減が起こっています。このためシェアの維持だけでなく、さらなる事業の拡大を目指す局面では業務の効率化が欠かせません。また近年では「働き方改革」の流れも起こっており、既存の業務を従来の人員でこなしていくだけでも労働時間を適正な規模に抑えることが求められます。つまり、本質的な業務効率化とは、自部門だけにかかわるような「部分最適」にとどまらず、ドラスティックな業務フローの改善を意味します。

これにより企業にもたらされるのは、一義的には結果としての企業の利益の増加ですが、副次的な効果として従業員の定着率や勤労意欲の向上ももたらすため、企業活動においてはよりよいスパイラルの構築が実現します。

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業務効率化ツール導入の効果

現在のビジネス環境において、業務効率化に欠かせないのは業務効率化ツールの導入です。業務効率化ツールは近年、通常はITを活用したツールを指し、クラウド上のサーバにデータを蓄積して分析することで、業務の改善を図り、属人化していた作業を自動化したり、社内のコミュニケーションを円滑化することで、コストの削減や人的ミスを減少させ、業務効率化を実現します。このため現在の企業における業務効率化では、業務効率化ツールの選定と運用が極めて重要な要素のひとつとなります。

しかしながら業務効率化ツールは単に運用するだけで業務効率化が実現するものではなく、導入におけるメリットのほか、デメリットも存在します。

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業務効率化ツールのメリット

業務効率化ツールは業務上のさまざまな「ムラ」や「ムダ」を省き、従業員のパフォーマンス向上に貢献します。このため具体的なメリットとして次のような点が挙げられます。

コスト削減

業務効率化ツールでは不要な業務を見直すことで金銭的および時間的なコストを削減できます。実際には人事部門であれば社員データの分析、総務部門なら会議室や出張のセットアップ、営業は顧客データ管理といったように従来であれば人の手で行っていた作業の自動化が可能です。これにより、これらの作業を行うための労働力を確保する必要がなくなり、そのための教育や研修にかかる費用や時間も削減できます。

ワークライフバランスの向上

業務効率化はそれ自体が従業員の労働時間短縮に結びつきます。これまで多くの日本企業では長時間の残業が常態化していましたが、「働き方改革」などによる意識の変化によって、それぞれのプライベートの時間の充実させるワークライフバランスが重視の流れが顕著です。このため業務効率化ツール導入は業務効率化による、従業員個々の労働意欲や定着率の向上に役立ち、結果として企業の業績向上にも貢献します。

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生産性の向上

業務効率化ツールでは、無理のあるスケジュールの見直しや判断の伴わない作業の削減が可能です。業務効率化ツールが行う作業は主に定型的な作業のため、人的リソースをより生産性の高い業務に集中させることができ、結果として人為的なミスの起こりやすい単調な作業が削減されることにより、従業員のパフォーマンスを最大化することができます。

業務効率化ツールのデメリット

業務効率化ツールのスムーズな運用とそれに伴う最大限の効果を得るためには、導入の際に注意しておかなければならない点もあります。

導入コスト

さまざまなコストの削減をもたらす業務効率化ツールですが、一方で導入にはそれ自体にコストがかかります。業務効率化ツールが行う業務にもよりますが、導入に際し必要となるコストは企業規模によっては大きな負担となることもあります。そこで、総コストをあらかじめ試算し、それに見合う結果が得られるかを精査したうえで業務効率化ツールの導入が不要な設備投資で終わらないことが重要です。

誤作動や障害によるリスク

業務効率化ツールに限らずコンピューター上で動作するシステム・ツールは基本的に定められたルールでしか動作しません。特に仕様変更や業務内容の変更などが発生した場合、想定と異なる誤作動の可能性もあります。また処理能力は導入したサーバやPCの性能に依存するほか、万が一障害が発生すると、最悪の場合業務そのものが停止する恐れも否定できません。

専門的な人材が求められる

業務の省力化を実現する業務効率化ツールですが、ツールによっては運用方法に精通したエンジニアや導入経験のあるコンサルタントなどを配置し、システムのセットアップや動作確認などのバックアップが必要な場合があります。このため業務効率化ツールを導入にあたっては、運用のノウハウを持たないためにかえって人的コストが増加するといったことのないよう、あらかじめ社内の人材を確認し、運用方法を想定しておくなどの対策が必要です。

業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールを導入する際にはどのような用途に応じてその種類を検討する必要があります。ひとくちに業務効率化ツールといってもその種類はさまざまです。

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コミュニケーションツール

コミュニケーションツールはビジネスチャットや社内SNSといった、コミュニケーションに関する用途を満たすツールです。こうした機能は業務効率化ツールの中でも代表的なもので、社内の意思決定を簡素化・活性化し、従業員同士のコミュニケーションを円滑化します。

特に成長スピードが著しい企業では、人員の急増によって組織としての一体感や帰属意識が低いといった問題が起こりがちですが、コミュニケーションツールを活用することで業務連絡だけにとどまらず気軽な情報発信まで簡単に行うことができるため、組織内の雰囲気を向上させ、人材定着にも有効です。

また、動画や写真による状況報告も可能なため、業務連絡の周知にかかる時間短縮にも効果を発揮します。

ファイル共有ツール

ファイル共有ツールはオンラインストレージなどクラウド上でファイルを保存したり共有できるツールです。社内ネットワークに業務用のデータを保存している場合、社外などからは必要なファイルにアクセスできないことがありますが、ファイル共有ツールならさまざまな環境からアクセスが可能で、業務にあたることができます。

また社外の関係者に対してもアクセス権限を付与することでファイルを共有できるため、クライアントなどとのやり取りもよりスムーズになります。

RPAツール

RPA(Robotic Process Automation)ツールとはデータの収集や集計など比較的単純なバックオフィス系の業務などを自動化することができるツールソフトウェアロボットです。AIのように自己判断ができないため、不可知のアクシデントでストップしてしまうことがありますが、基本的にノンプログラミングで直感的に操作することができます。判断を伴わない単純な作業であれば正確に一瞬で完了させることができ、膨大なデータを管理する業務に対して有効です。

主に動作環境にはデスクトップ型とサーバー型があり、運用方針に応じて導入を検討します。

ペーパーレス化ツール

契約書や請求書といった紙媒体で行われていた手続きをクラウド上に移行できるツールです。電子帳票保存法が改正されたことにより、さまざまな文書はデータでの保持が認められ、普及が進んでいます。文書の準備から合意、捺印に至るまでクラウド上で完了することができるため、従来非効率だった文書の送付作業などを削減できます。

取引先をはじめとしたステークホルダーとのやり取りもシステム上で完結する利便性の高いツールです。

ワークフローツール

ワークフローツールでは稟議や法務申請といった社内決裁業務をクラウド上で完結することで業務効率化を図ります。現在でも多くの企業では意思決定のプロセスに多くの人が関わり、決済に時間がかかることがありますが、ワークフローツールであれば権限の付与や承認プロセスがきめ細かく設定できるだけでなく、リモートによる承認作業など、決済時間の大幅な短縮が実現します。

タスク・プロジェクト管理ツール

チームメンバーやプロジェクトメンバーが抱えるタスクを可視化・共有するツールです。基本的にタスク工数管理やカレンダー、チャットといった機能を持ち、チーム単位で管理を行うことでタスクの漏れ防止し、円滑なプロジェクト進行に貢献します。単純なToDoのリストアップだけでなく、担当者や期限の設定、コメント機能によるコラボレーション可能なツールもあります。

名刺管理ツール

名刺を個人管理ではなく、一元管理された情報として営業活動の効率化に活用するツールです。名刺のアナログ情報はまとめて正確にスキャンされ、デジタルデータとしてデータベース化されます。また、名刺の情報は売上拡大の重要な要素でもあるため、営業支援ツール(SFA)と連携できる名刺管理ツールもあります。

業務効率化ツール導入のポイント

業務効率化ツールを実際に導入するにあたっては、ここまでのようなさまざまなツールの中から自社に適したものを選定する必要があります。そこで、注目すべきなのは次のようなポイントです。

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運用イメージは明確か

業務効率化ツールの導入ではまず運用イメージを明確にしなければなりません。そのためには自社の課題を洗い出し、その課題を解決するうえで必要となるツールを選定します。どのように運用しどのような効果を得たいのか、これらができるだけ具体的に関係者の間で共有できていることがツール導入成功のポイントとなります。

企業規模と合致しているか

業務効率化ツールにはそれぞれ導入に適した企業規模があります。大企業向けのツールを中小企業で導入したとしてもその機能を使いこなすことは困難です。また、大企業向けのツールは価格も高い傾向にあり、コスト面で不利になります。そこで、業務効率化ツールの導入では企業規模に応じた機能の有無を見極め、コストとのバランスを図ることが重要です。

使いこなせるか

業務効率化ツール導入の最大の目的は業務の自動化や省力化です。このためどんな機能を持った業務効率化ツールであってもユーザビリティが重要になります。特に運用方針に対して機能が多すぎたり、操作方法が難解なツールの場合、マニュアルの準備や研修、問い合わせなどが必要となり、かえってコストが増大したり、使いにくいことで定着率が低下してしまうこともあります。

また、導入にあたっては機能面だけでなく、パソコン・タブレット・スマートフォンなど、マルチデバイスで利用できるかも確認が必要です。

まずは小さく試してみる

業務効率化ツールはどんなに事前調査を行っていても自社のシステムとの連携や相性が実際に利用してみないとわからないものです。こうした場合、業務効率化ツールには無料トライアルやデモ版を提供しているものがあります。そこでまずはこれらを活用して、機能や操作性、サポート体制などを確認し、課題やリスクがないかを検証してみるとよいでしょう。

また、料金体系は人数単位の場合が多いことから、チーム単位など小規模で運用を開始するのもひとつの手段です。

業務効率化ツールが企業にもたらす効果

ここまで、業務効率化ツールについてさまざまな角度からみてきました。多くの企業にとって業務の効率化は労働人口の減少はもとより、働き方の多様化が要因となり、今般のコロナ禍も伴って、喫緊の課題です。このため、業務効率化ツールはそのニーズを高めています。しかしながら実際の導入にあたっては、自社の導入目的や課題を明確にし、多くのツールの中から現状の組織やチームに最適なものを選定しなければなりません。ただしこうした導入の難しさは、適切なツールの導入と運用が実現したとき、業務の効率化のみならず、売上の向上や従業員のワークライフバランスの改善にも貢献するものとなります。

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